Gestão de Projetos em Tuleap

Para cada projeto foi identificada a configuração base a considerar tendo em conta a informação disponibilizada pelo gestor de projeto na Ficha de Arranque do Projeto.

Com estes elementos será criado um projeto no Tuleap com a designação indicada e a seguinte estrutura:

• Um conjunto de 22 trackers pré-formatados classificados e organizados tendo alguns já artefactos carregados

• 4 dashboards configurados e com um conjunto de widgets previamente definidos vocacionados para cada uma das visões consideradas:

• Uma estrutura de pastas para arquivo de todos os documentos associados ao projeto, contendo algumas delas alguns templates em utilização na AMA.

• Uma hierarquia de dependência dos trackers de informação.

• Um conjunto de utilizadores e perfis

Esta estrutura base deverá ser populada por toda a equipa de projeto ao longo da execução do mesmo. Ela poderá ser ajustada à realidade de cada projeto a pedido do seu gestor alterando o conteúdo de cada tracker, adicionando ou alterando dashboards e respetivos widgets ou mesmo adicionando ou elimiando trackers.

Presentemente apenas a DSI possui permissões de administração que permitem fazer estas alterações.

A estrutura de pastas definida é aproximada à estrutura proposta pelo projeto de avaliação da maturidade da AMA em gestão de projetos. Algumas alterações foram realizadas pela equipa de configuração desta ferramenta.

Como se pode verificar foram isolados os documentos de gestão dos documentos de negócio.

Nesta área poderão ser arquivados todos os documentos associados a:

• Cronogramas
• Pedidos de alteração de projetos
• Controlo de execução de contratos
• Documento para a abertura de projetos
• Encerramento dos projetos
• Atas das reuniões de Steering e de Acompanhamento

Cada gestor de projeto poderá realizar as alterações que pretender na estrutura de pastas fornecida ajustando à forma de trabalho da sua equipa.

Relativamente à hierarquia dos trackers definida, esta não poderá ser alterada existindo atributos que também não poderão ser alterados uma vez que são a base do apuramento dos indicadores de gestão.

Foi definido um conjunto de grupos e permissões para controlar a impossibilidade de alteração da definição e por vezes conteúdo destes atributos.

Trackers de um projeto

Na customização considerada para a AMA, na definição dos trackers base de um projeto a informação necessária para a gestão do mesmo foi organizada por áreas:

1. Trackers específicos da caracterização, classificação do projeto e componente financeira, ou seja a caracterização referida na ficha de projeto e que foram marcados com cor turquesa.

2. Trackers específicos do controlo de execução financeira e contratual do projeto e que foram marcados com cor verde.

3. Trackers específicos do acompanhamento da fase de desenvolvimento como sejam requisitos, user stories, etc. e que foram marcados com cor laranja.

4. Trackers caracterizadores dos ambientes foram marcados com a cor cinza

Grande parte do conteúdo dos trackers criados é óbvia face à sua designação e objetivo, pelo que apenas serão apresentados os mais relevantes ou aqueles que determinam os indicadores de gestão no dashboard de Indicadores de Execução.

Estes são os trackers disponíveis logo na fase de arranque do projeto.

Porém existem projetos de vária índole e para alguns poderá não se justificar ou mesmo enquadrar o preenchimento de alguns trackers.

Os trackers marcados com a cor turquesa são transversaias a qualquer tipo de projeto.

Para projetos que não incluam contratos ou protocolos não terão informação financeira para carregar nos trackers marcados a verde.

Projetos que não estejam associados ao desenvolvimento de software poderão não ter informação estruturada de acordo com os treackers disponibilizados e marcados com a cor laranja e cinzenta. Porém poderá fazer sentido na mesma o carregamento de informação no tracker 020.Requisitos.

Mesmo para projetos que incluam desenvolvimento de software mas que não utilizem metodologias agéis e SCRUM não se justifica a utilização dos trackers 023. Sprints e eventualmente o 021. Requisitos.

Não é obrigatório o carregamento de todos os trackers. Apenas serão alimentados os que se enquadrem no tipo de projeto.

As relações entre os trackers que permitem realizar a gestão dos contratos existentes serão detalhados num capítulo próprio, o capítulo 5. Gestão de Contratos em Tuleap.

Ficha de Projeto

Neste tracker foram concentradas todas as informações sobre a caracterização do projeto segundo os vários eixos financeiro, orçamental, estratégico e operacional e que apresentam uma única ocorrência.

No template de projeto a disponibilizar, virá já criado o artefacto para o carregamento dos atributos desse projeto em concreto, e apenas os administradores de sistema (DSI) terão permissões para criar ou eliminar este artefacto, porém todos os elementos da equipa de projeto poderão alterar e preencher a grande maioria dos campos definidos.

Este tracker possui uma vasta lista de atributos pelo que os mesmos foram agregados em várias views ou reports de acordo com o tema, um pouco à semelhança dos tabs do excel para facilitar a sua consulta.

• Caracterização
• Indicadores
• Equipa
• Âmbito
• Classificação
• Cronogramas
• Informação Financeira

De todos estes convém referir particularmente o relatório de Indicadores e de cronograma.

De qualquer um dos relatórios pode-se aceder à edição da ficha de projeto na totalidade dos seus atributos.

Em modo de edição da ficha de projeto, ter-se-á acesso a todos os atributos que por sua vez estão organizados por temas para facilitar o seu carregamento e manutenção.

Relatórios indicadores

Deste relatório constam os valores dos indicadores de gestão globais do respetivo projeto e que aparecem na Ficha de Projeto nas áreas de Caracterização, Reporte Financeiro e Risco Global e que

para além de serem determinados de forma automática em função do conteúdo de atributos deste ou de outros trackers na hierarquia abaixo, servirão para alimentar os dashboards a definir no projeto de governação de dados.

Assim teremos:

• Execução Física (%) - Este atributo representa a percentagem já executada do projeto, obtida por razão entre as tarefas planeadas e as já executadas. Deverá ser carregado manualmente pelo gestor de projeto com o valor correspondente do cronograma do projeto utilizado em MS Project ou equivalente e que se pode aceder diretamente a partir da área Cronograma como veremos mais abaixo. O MS Project determina automaticamente este valor em função do reporte das tarefas identificadas e das já concluídas ou parcialmente executadas.

• Estado do Projeto – O estado do projeto poderá assumir os valores sem atraso, pouco atrasado ou muito atrasado, determinado em função dos desvios de execução das milestones face às datas planeadas. O valor deste indicador é determinado em função dos estados das Milestones. Apesar de estar como editável para as equipas é preenchido automaticamente em função do valor das milestones. Não deverá ser alterado manualmente. A necessidade das permissões estarem definidas desta forma é requisito do Tuleap.

Nota: A fórmula de cálculo deste indicador ainda está em processo de melhoramento.

• Execução Financeira (%) - Percentagem do valor existente no atributo Total Pago face ao valor no atributo Valor Contratado, ambos deste tracker na área de Reporte Financeiro. Por sua vez o atributo Total Pago representa o somatório dos atributos Valor Pago de cada um dos artefactos do tracker Pagamentos e o atributo Total Contratado representa o somatório dos atributos Valor do Contrato de cada um dos artefactos do tracker Contratos.

• Execução Orçamental – Desvio entre a Execução Financeira (%) e a Execução Física (%).

Se o desvio (Execução Financeira (%) – Execução Física (%)), em módulo, for inferior a 10% o valor da Execução Orçamental será Baixo.

Se for inferior a -10% o valor será Médio.

Se for superior a 10% o valor será Alto.

• Risco Global – Este indicador representa o risco global do projeto face ao seu enquadramento no ambiente em que será desenvolvido e às suas características. É determinado através da aplicação de uma fórmula de cálculo já identificada no âmbito da avaliação da maturidade da AMA em gestão de projetos e calculado automaticamente a partir dos valores dos atributos associados e classificados na Ficha de Projeto nas áreas Risco Global e Índice de Complexidade do Projeto.

O seu valor qualitativo será sem risco, pouco risco ou muito risco de acordo com o seguinte critério:

• Se Risco Global <=1,49 o Tipo de Risco é Sem Risco;
• Se 1,49 < Risco Global <=2,29 o Tipo de Risco é Pouco Risco;
• Se Risco Global >2,29 o Tipo de Risco é Muito Risco.

Em que Risco Global é a média pesada dos seguintes fatores em que cada atributo será classificado com 1, 2 ou 3 correspondente a Baixo, Médio e Alto respetivamente:

Atributo	Ponderação
Complexidade do relacionamento com stakeholders	2
Complexidade técnica (ICP)	1
Dificuldades com a gestão da mudança	1
Dificuldades de financiamento	1
Dificuldades de sustentabilidade da solução	1
Falta disponibilidade de recursos humanos	1
Instabilidade do âmbito e objetivos definidos	1
Interdependências com outros Projetos	1
Risco com sponsorização do projeto	1

Por sua vez o Índice de Complexidade Técnica é determinado em função de 4 parâmetros classificados de 1 a 3 de acordo com critérios também identificados no mesmo projeto de avaliação de maturidade:

Atributo	Ponderação
Dimensão do esforço	1
Visibilidade do projeto	2
Grau de complexidade técnica	1
Influência dos stakeholders envolvidos	2

Relatório cronograma

Neste relatório para além de algumas informações sobre o calendário do projeto, existe um link, abaixo em evidência a amarelo, para um ficheiro físico arquivado na zona de documentos.

No caso concreto trata-se de um ficheiro do MS Project.

Este documento juntamente com todos os outros documentos do projeto encontra-se arquivado na área de documentos do Tuleap.

Este atributo deverá ser preenchido com o link para o documento específico e que se obtém carregando sobre o documento com o botão do lado direito do rato e selecionando a opção copiar endereço do link.

Desta forma será estabelecido um acesso direto ao cronograma sem sair do tracker Ficha de Projeto. Este link apontará sempre para a versão mais atualizada do ficheiro arquivado na área devida.

A estrutura deste link é a seguinte

https://projetos.ama.pt/plugins/docman/?group_id=YYY&action=show&id=XXXX

onde o valor XXXX pelo ID do documento cronograma e YYY é o projectID.

Para se saber o projectID basta identificar o groupID quando se está a visionar o respetivo ecrã de trackers. Neste caso é o 154.

Para se conhecer ID de um documento específico basta pressionar o símbolo de edição do documento que será afixada uma lista de opções identificando logo o seu ID.

Neste caso concreto bastaria substituir o XXXX por 678.

Ou de uma forma mais simples ainda quando posicionado sobre o documento copiar o url com o botão do lado direito do rato.

NOTA: A utilização do Tuleap não disponibiliza a utilização de uma ferramenta de planeamento de tarefas, o MS Project ou outro equivalente. Sugere-se a utilização de WBS previamente configuradas com um conjunto de tarefas e que se possam incorporar diretamente em cada projeto. É o caso da contratação pública, onde deverão ser enumeradas e estimadas todas as tarefas inerentes aos vários tipos de procedimentos de contratação de acordo com o CCP em curso.

Deverão também ser identificadas todas as dependências de tarefas. Esta WBS deverá ser produzida sob controlo da Divisão de Contratação Pública.

Desta forma, os gestores de projeto conseguem de uma forma rápida estimar os tempos de execução dos procedimentos de contratação.

Poderão ser criadas novas WBS por exemplo reproduzido o ciclo de desenvolvimento de software.

Orçamento

Neste tracker foram concentradas todas as informações relacionadas com o orçamento do projeto.

Tipicamente destina-se a ser preenchido na fase de anteprojeto e posteriormente será avaliada a execução contra o que foi orçamentado.

Deverão ser carregadas todas as despesas estimadas organizadas da forma mais funcional para o projeto.

O somatório dos valores introduzidos será contabilizado no atributo Total orçamentado da Ficha de Projeto devido ao facto deste tracker depender hierarquicamente da Ficha de Projeto.

Para que esta cadeia seja conseguida é fundamental que no momento de carregamento de dados de um artefacto seja carregada também a dependência da Ficha de Projeto. Para ver mais detalhes deste processo consultar a seção 4.4 Relações de Hierarquia.

Milestones

Neste tracker deverão ser identificadas todas as milestones do projeto e que permitirão aferir o estado do projeto em função do estado de cada milestone.

Tipicamente deverão ser aqui carregados, caso se aplique, os marcos que permitirão determinar os indicadores de execução de um projeto no Relatório de Atividades e/ou QUAR.

O estado de cada milestone é determinado automaticamente a partir das datas planeadas e das datas reais de execução.

A fórmula de cálculo é a seguinte:

Contratos

Neste tracker deverão ser identificados todos os contratos do projeto. Habitualmente cada projeto tem apenas um procedimento de contratação mas é possível a introdução de um número superior de contratos.

Este tracker tem sub-trackers pagamentos que permitirão aferir da execução financeira do contrato.

O atributo Execução financeira do contrato é determinado automaticamente a partir do valor do atributo Valor contratado e Total Pago utilizando o plugin de gestão de campos.

O atributo Total Pago é contabilizado automaticamente como a soma do valor de todas as faturas pagas.

Pagamentos

Neste tracker serão introduzidas todas as faturas de cada contrato permitindo gerir os pagamentos já realizados e os que ainda estão pendentes.

Cada fatura deverá ser associada ao respetivo contrato para que os atributos de cálculo automático possam ser determinados corretamente.

Existem as seguintes validações de coerência entre os seguintesatributos:

Existem as seguintes atributos com cálculo automático, definidos no plugin:

Para a contabilização do valor pago da fatura e da execução financeira do contrato e do projeto é considerado como referência a data de validação.

Ou seja uma despesa é considerada paga após a validação da respetiva fatura.

Foi assim considerado porque a efetiva data de pagamento apenas o DAG conhece e habitualmente não informa a equipa de projeto.

Reporte quinzenal

Este tracker destina-se a produzir o reporte quinzenal que servirá de base à identificação dos projetos que deverão ser analisados nas reuniões de PMO.

Deverão ser carregadas as informações necessárias à caracterização resumida das alterações dos projetos nas duas últimas semanas.

Dashboards

No âmbito deste processo foram desenhadas 4 vistas **principais com cada uma das componentes principais do projeto com acesso direto a partir do menu principal:

• Indicadores de Execução – Com um conjunto de indicadores que permitem avaliar a execução do projeto e destinado a apoiar o gestor de Projeto e a administração da AMA;
• Gestão do Projeto – Com informação relevante para o gestor do projeto que lhe permita acompanhar o trabalho das equipas;
• Desenvolvimento – Com acesso direto aos trackers específicos de acompanhamento do desenvolvimento do produto;
• Gestão do produto – Com uma filosofia semelhante ao anterior mas para acompanhamento da fase de manutenção do produto.

Utilizadores e perfis

Como é habitual em qualquer ferramenta as permissões são atribuídas a grupos de utilizadores e os utilizadores são associados aos grupos correspondentes às tarefas que desempenham.

No Tuleap existirão grupos transversais que terão permissões semelhantes em todos os projetos. É o caso dos grupos:

• Grupo_PMO – grupo de utilizadores com competências de PMO e/ou do CD que terão permissões de acesso a todos os projetos mas apenas em modo de consulta;

• Grupo_EGC – grupo de utilizadores da Equipa de Gestão de Contratos e que terão acesso a todos os projetos que possuam contratos em execução. Este grupo fará o acompanhamento da execução dos contratos mas apenas acederão aos trackers Contrato, Pagamentos, Avaliação de Fornecedores e Anomalias, Defeitos ou Desvios do Contrato. Poderão consultar todos os atributos nestes trackers e apenas poderão atualizar alguns atributos;

• Grupo_Usabilidade - Grupo de utilizadores da EUPS/DTD e que procederão à avaliação, em termos de usabilidade de todas as major releases que estiverem prontas para passar a produção. Estes utilizadores terão apenas acesso ao tracker 028.Declaração de Conformidade de todos os projetos e só poderão editar o bloco relativo à usabilidade.

• Grupo_Seguranca - Grupo de utilizadores da ECS/DSI e que procederão à avaliação, em termos de segurança de todas as major releases que estiverem prontas para passar a produção. Estes utilizadores terão apenas acesso ao tracker 028.Declaração de Conformidade de todos os projetos e só poderão editar o bloco relativo à segurança.

• Grupo_Infraestruturas - Grupo de utilizadores da EIT/DSI e que procederão à avaliação, em termos de arquitetura de hardware de todas as major releases que estiverem prontas para passar a produção. Estes utilizadores terão apenas acesso ao tracker 028.Declaração de Conformidade de todos os projetos e só poderão editar o bloco relativo a infraestruturas.

• Grupo_Testes_Funcionais - Grupo de utilizadores da EES/DSI e que procederão à realização de testes funcionais a todas as major releases que estiverem prontas para passar a produção. Estes utilizadores terão apenas acesso ao tracker 028.Declaração de Conformidade de todos os projetos e só poderão editar o bloco relativo a testes funcionais.

• Grupo_Imagem - Grupo de utilizadores da EC e que procederão à avaliação, em termos de imagem de todas as major releases que estiverem prontas para passar a produção. Estes utilizadores terão apenas acesso ao tracker 028.Declaração de Conformidade de todos os projetos e só poderão editar o bloco relativo à imagem.

• Grupo_Passagem_Producao - Grupo de utilizadores da DSI e que procederão à avaliação, em termos de globais da capacidade de todas as major releases estarem em condições para passar a produção. Estes utilizadores terão apenas acesso ao tracker 028.Declaração de Conformidade de todos os projetos e só poderão editar o bloco relativo ao parecer final.

Para além destes grupos existirão, para cada projeto, os grupos já existentes de base no Tuleap, como sejam:

• All_users – Este grupo não deverá ter acesso a nenhum tracker de nenhum projeto nem sequer para consulta;

• Registered_users – Este grupo é constituído por todos os utilizadores registados no Tuleap e deverá ter acesso de leitura a todos os atributos de todos os trackers. Note-se porém que só terão acesso aos projetos públicos. Porém todos os projetos deverão ficar como privados. Em termos práticos esta permissão atribuirá permissões de leitura como default para todos os restantes grupos;

• Project_members – A este grupo pertencerão todos os membros da equipa de projeto e que possuirão iguais permissões ao nível de todos os trackers. Porém o gestor de projeto poderá limitar alguns acessos se assim o entender;

• Project_admins – Este grupo terá permissões para promover alterações ao nível da estrutura de todo o projeto como seja a criação, eliminação e alteração de estrutura de trackers, atributos, dashboard ou widgets. A este grupo só deverão ter acesso os técnicos da DSI que administram e dão suporte ao Tuleap.

• EES – Este terá permissões para submeter e atualizar todos os campos de todos os trackers.

• Equipa_Interna – Utilizadores internos à AMA com competências de gestão de projeto e/ou área de negócio. Genericamente terão permissões para submeter e atualizar todos os atributos de todos os trackers.

• Equipa_Externa – Utilizadores com competências de gestão de projeto e/ou área de negócio pertencentes a empresas contratadas pela AMA. Genericamente terão permissões para submeter e atualizar todos os atributos de todos os trackers exceto para os trackers ‘Orçamento’, ‘Contratos’, ‘Pagamentos’, ‘Anomalias, Defeitos ou Desvios do Contrato’, ‘Avaliação de Fornecedores’ e ‘Declaração de Conformidade’.

A organização dos grupos corresponde ao seguinte diagrama.

Note-se que cada grupo herda as permissões do grupo em que está integrado.

As permissões poderão ser dadas ao nível de todo o tracker ou ao nível apenas de determinado campo.

Ao nível da administração do projeto é possível visualizar os grupos existentes, os membros de cada grupo e as permissões gerais de cada grupo.

Ao nível da administração de cada tracker é possível visualizar atribuir permissões a cada grupo.

Ou atribuir permissões específicas para cada campo:

Todos os atributos que são calculados automaticamente terão como permissões para todos os grupos, exceto para os administradores, de Read Only.

Cada grupo poderá ter vários tipos de permissões:

• Administração do tracker;
• Acesso a todos os artefactos;
• Acesso apenas a artefactos submetidos pelo próprio;
• Acesso apenas a artefactos que o grupo submeta.

Também cada grupo poderá ter apenas as permissões herdadas do grupo mais abrangente (por exemplo registered_users), apenas de leitura ou de update.

Relações de Hierarquia

Tal como referido anteriormente no Tuleap é possível estabelecer relações de hierarquia entre os grupos de informação apresentados nos trackers.

Como também referido no início deste capítulo foram criadas as seguintes relações de dependência

Será portanto necessário, no momento de criação de cada artefacto em cada tracker que seja detail de um outro referenciar o artefacto master. Por exemplo no carregamento de um novo registo de Reporte Quinzenal, que depende hierarquicamente da Ficha de Projeto, será necessário carregar essa informação.

Como esta hierarquia está previamente definida, na zona final da ficha detalhada do Reporte Quinzenal, aparece a indicação “Select FichaProjeto parent” e deverá ser indicada a ficha respetiva, e que neste caso é única.

Caso o artefacto seja criado sem esta informação em qualquer momento poderá ser adicionada.

Basta para tal identificar o ID do projeto, neste caso 11790 e editar o artefacto carregando esta informação no “Artefact links” que existe também no final da ficha detalhada.

Este é o procedimento para todos os trackers hierarquicamente dependentes da Ficha de Projeto.

Deverá ser procedido da mesma forma relativamente aos trackers Pagamentos, Avaliação de Fornecedores e Anomalias, Defeitos ou Desvios do Contrato que dependem hierarquicamente do tracker Contratos e ao tracker Testes que depende hierarquicamente do tracker Requisitos.