Neste capítulo faz-se um resumo básico dos principais conceitos de gestão de projetos e é apresentado o modelo de gestão em utilização na AMA.
Projeto
No âmbito deste trabalho consideraremos Projeto como algo que:
- Tem prazo definido de começo e fim, ou seja, é temporário
- Deve ser planeado, executado e controlado
- Entrega produtos, serviços ou resultados exclusivos
- É desenvolvido por etapas e tem evolução progressiva
- Envolve uma equipa de profissionais
- Possui recursos limitados.
Fica portanto fora deste processo de gestão todo o trabalho das equipas da AMA em atividades regulares e gestão de produtos em fase de suporte e manutenção.
Prevê-se porém uma extensão em breve, à gestão de contratos não enquadráveis em projetos.
Ciclo de vida de um projeto
De acordo com o PMBoK as fases de um projeto são:
- Início
- Planeamento
- Execução
- Monitorização e Controlo
- Encerramento
Cada uma destas 5 fases corresponde a um grupo de processos, mais ou menos detalhado e elaborado dependendo do grau de profundidade considerado por cada organização. Na fase de arranque do presente modelo de gestão de projetos, serão considerados os processos mínimos correspondentes à proposta de criação do projeto (início) e às fases de execução e monitorização e controlo.
Cada uma destas 5 fases corresponde a um grupo de processos, mais ou menos detalhado e elaborado dependendo do grau de profundidade considerado por cada organização. Na fase de arranque do presente modelo de gestão de projetos, serão considerados os processos mínimos correspondentes à proposta de criação do projeto (início) e às fases de execução e monitorização e controlo.
No âmbito da gestão de projetos no Tuleap consideraremos 6 valores possíveis para a fase de um projeto:
- Anteprojeto – Após a proposta de criação do projeto e antes do início da sua execução;
- Em curso – Projeto em execução;
- Em encerramento – Projeto quase concluído em que as tarefas finais se arrastam num período significativo de tempo;
- Encerrado – Projeto concluído;
- Suspenso – Projeto suspenso e a aguardar continuidade de execução;
- Cancelado – Projeto finalizado sem ter sido concluído;
A correspondência entre as fases do ciclo de vida de um projeto e os valores possíveis do atributo fase no Tuleap é a seguinte:
| | Anteprojeto | Em curso | Em encerramento | Encerrado | Suspenso | Cancelado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Início | X | |||||
| Planeamento | X | X | X | |||
| Execução | X | X | X | X | ||
| Monitorização e Controlo | X | X | X | X | ||
| Encerramento | X |
PMO
A implementação de um modelo de gestão e a criação de templates e ferramentas normalizadas são uma boa aproximação para o reporte e registo de todas as atividades realizadas no âmbito de um projeto, porém só por si não garantem a boa execução do mesmo.
É fundamental a existência de mecanismos de validação dos documentos produzidos e principalmente de decisão e resolução de problemas detetados ao longo da execução dos projetos.
A existência de um Project Management Office permitirá o acompanhamento dos projetos estabelecendo a ponte entre a componente operacional da organização e a sua gestão estratégica.
Em termos gerais a equipa de PMO deverá:
- Definir e promover a utilização de metodologias, normalização e boas práticas
- Promover a produção de indicadores de desempenho
- Apoiar a produção de relatórios de desempenho
Operacionalmente esta equipa será responsável pela organização de reuniões periódicas, com um período não superior a 1 mês, para a realização de uma avaliação global da evolução dos projetos junto da direção, funcionando principalmente como desbloqueador de problemas.
Para que estas reuniões sejam mais eficazes poderão realizar-se por área ou Programa.
Programa
Grupo de projetos relacionados e geridos de modo coordenado para a obtenção de benefícios estratégicos e de controlo que não estariam disponíveis se eles fossem geridos individualmente. Os projetos dentro de um Programa são relacionados através do resultado comum ou da capacidade coletiva e são geridos de forma coordenada, sob a responsabilidade de um mesmo Diretor de Programa. Na AMA foram criados os seguintes programas seguindo um alinhamento com os eixos estratégicos: ATEN: Atendimento SIMP: Simplificação TDIG: Transformação Digital GVIT: Governação das TIC na AP GITI: Gestão Interna TIC GINT: Gestão Interna
Nem sempre é linear o enquadramento de um projeto com determinado programa posicionando-se por vezes de forma transversal abarcando vários eixos estratégicos.
Nestes casos, o enquadramento do projeto num programa, a definir em fase de aprovação de projeto pelo CD, deverá seguir critérios de afetação dos recursos e seu enquadramento em unidade orgânica mais próxima do programa.
Processo de gestão de projetos na AMA
O processo de gestão de projetos na AMA em termos globais e no momento presente corresponde ao seguinte fluxo:
Para informação mais detalhada poderá consultar o documento “Processo de Gestão de Projetos v3.docx” disponível na Intranet em xxxx. Facilmente se identificam as fases do ciclo de vida de um projeto com as tarefas indicadas de acordo com a seguinte matriz:
| | 1. Propor a criação de projeto | 2. Aprovar projeto | 3. Preencher Ficha de Arranque de Projeto | 4. Configurar projeto no Tuleap | 5. Executar o projeto | 6. Extrair relatório |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Início | X | X | ||||
| Planeamento | X | X | ||||
| Execução | X | X | ||||
| Monitorização e Controlo | X | X | ||||
| Encerramento |
São de particular relevância para o ciclo de vida do projeto e para a operacionalização do seu acompanhamento no Tuleap, as fases de proposta de criação de projeto e o preenchimento da Ficha de Arranque de Projeto.
Proposta de criação de um projeto
A proposta para a criação de um projeto pode surgir na sequência da publicação de legislação nacional ou comunitária, de uma indicação explícita do Conselho Diretivo ou mesmo da ideia ou iniciativa de um dirigente ou colaborador da AMA.
Para a formalização do pedido de criação do projeto deverá ser preenchido o formulário do Modelo da Ficha de Aprovação de Projeto, apresentado abaixo e que poderá ser extraído da Intranet da AMA.
Após o seu preenchimento deverá ser enviado pelo dirigente da unidade orgânica que pretende propor o projeto, ao Gabinete Jurídico (gabinete_juridico@ama.pt) para inclusão na agenda do CD e posterior aprovação em reunião.
O formulário deverá ser preenchido com as informações existentes à data da proposta e destinam-se a justificar a necessidade e oportunidade do mesmo.
Trata-se portanto de realizar apenas um macro planeamento.
As informações no canto superior direito deverão ser preenchidas pelo CD.
Após a aprovação do projeto e até ao arranque formal do mesmo o projeto estará na fase de anteprojeto.
Preencher a Ficha de Arranque de Projeto
Após aprovação da proposta formal do projeto será necessário criar as condições para reporte e acompanhamento do mesmo na ferramenta de gestão de projetos da AMA, o Tuleap.
Este registo é realizado pela DSI e será necessário fornecer um conjunto de informações adicionais.
O gestor de projeto deverá fazer o download da Intranet da Ficha de Arranque de Projeto preenchendo os campos de acordo com as instruções nela constantes.
As informações a fornecer são as constantes do Tab inicial e dele constam:
- Nome do projeto
- Nome reduzido
- Fase do Projeto
- Público/Privado
- Programa
- Prioridade
- Data de Aprovação
- Prazo de conclusão
- QUAR
- Plano de Atividades
- Simplex
- CTIC
- Equipa de projeto (lista de utilizadores) e respetivos perfis.
O campo Código será atribuído pela DSI de acordo com a data de criação do mesmo, da respetiva ordem de criação e do programa em que está integrado.
O formato do código de projeto é:
YYYYMMXXXX999
sendo:
YYYYMM – O ano e mês de aprovação do projeto
XXXX- Sigla identificadora do programa em que se enquadra de acordo com a lista referida no ponto 2.4
999 – nº sequencial de criação de projeto
Os campos, Programa, Prioridade e Data de Aprovação, deverão ser preenchidos com os valores atribuídos pelo CD na Ficha de Validação de Projeto no ato de aprovação do mesmo.
As fases possíveis do projeto são as já identificadas no ponto 2.2 – Anteprojeto, Em curso, Em encerramento, Encerrado, Suspenso e Cancelado.
Os restantes Tabs são apenas informativos indicando as regras e definições de campos para conhecimento das equipas de projetos.
Esta ficha deverá ser enviada ao gabinete de PMO (pmo@ama.pt) que fará a confirmação dos dados e através da abertura de um ticket para o suporte (suporte@ama.pt) com o assunto
“Arranque de Projeto” a que deverá anexar a Ficha de Arranque de Projeto já preenchida, será formalizado o pedido de abertura do projeto no Tuleap.