Introdução

O presente manual não pretende ser um manual de gestão de projetos nem um manual do Tuleap mas sim um manual de utilização da ferramenta Tuleap no contexto da gestão de projetos na AMA, de forma a suportar o processo de gestão de projetos aprovado, permitindo o seu acompanhamento e gestão.

Pretende ajudar os gestores de projetos e de uma forma geral, toda a equipa de projeto, na utilização da ferramenta para a operacionalização de todo este processo.

Não foi construído como um manual tradicional, numa lógica step-by-step para todas as opções disponíveis no Tuleap mas apenas como um documento de suporte às componentes mais importantes e que necessitam de um maior esclarecimento.

Poderá evoluir futuramente para um documento mais detalhado, caso se venha a justificar. Uma evolução, já prevista do presente manual, é a sua estruturação e disponibilização de uma forma integrada com o Tuleap, disponível diretamente na opção de ajuda numa solução suportada pela ferramenta Read the Docs atualmente em customização na AMA.

Neste capítulo serão ainda referidos na secção [Enquadramento] a apresentação dos trabalhos antecedentes e elementos em que se baseou o trabalho realizado de definição de um modelo de gestão de projetos na AMA e na secção [Pressupostos e Objectivos], uma breve descrição das opções tomadas para base do trabalho realizado.

Para além desta introdução foram considerados os seguintes capítulos:

PROCESSO DE GESTÃO DE PROJETOS – Breve revisão dos conceitos básicos de gestão de projetos e sua aplicação no contexto da AMA;
O TULEAP – Descrição dos conceitos base da ferramenta Tuleap para melhor compreensão da sua aplicação ao modelo de gestão de projetos definido na AMA;
GESTÃO DE PROJETOS EM TULEAP – Apresentação dos elementos criados e disponibilizados no Tuleap para cada projeto aprovado e apresentação detalhada dos principais artefactos nas secções 4.1, 4.2 e 4.3;
GESTÃO DE CONTRATOS EM TULEAP – Apresentação da customização realizada para a gestão e acompanhamento dos contratos e das dependências entre os vários trackers que o permitem.

Enquadramento

Na sequência de uma proposta da DTD (CI DTD/020/ZC/2018) foi aprovada em reunião de CD de 06/set/2018, a implementação de um modelo de gestão de projetos potenciando o aumento de rigor e normalização na gestão e acompanhamento dos projetos por forma a aumentar a produtividade das equipas e a garantia de cumprimento de prazos.

O modelo de gestão aprovado inclui como ferramentas base: 1. Processo de gestão de projetos; 2. Ficha de Aprovação de Projeto; 3. Ficha de Arranque de Projeto; 4. Ferramenta de gestão de projetos;

No âmbito dessa decisão foi ainda aprovado um plano de formação e um plano de operacionalização faseado para a implementação do modelo de gestão.

Como ferramenta para gestão de projetos será utilizado o Tuleap, ferramenta open source suportada pela Enalean que se afirma como “an all-in-one software engineering platform that helps team to develop better and faster together”.

Não se tratando de uma ferramenta genérica de gestão de projetos é facilmente customizável podendo ser utilizada na gestão de projetos quer sejam de desenvolvimento de software ou não.

A DTD e a DSI promoveram a configuração da ferramenta de forma a dar suporte às necessidades da AMA alinhadas com as recomendações existentes em termos de gestão de projetos por processos anteriormente existentes.

Como ponto de partida deste trabalho foram considerados os seguintes documentos:

Ficha de Projeto – AMA – Ficha do Projeto e Templates_v1_FINAL_20170207
Estrutura de pastas de projeto – Template de Projetos AMA, na área de Documentos partilhados.
Exemplo de Projeto – iMaxM e iMaxP. Foi portanto considerado um alinhamento com o PMBoK, referencial internacional de processos e procedimentos aceites nesta área. Com a configuração realizada pretendeu-se também alinhar com o projeto em curso da governação de dados, com as alterações ao Código dos Contratos Públicos (CCP) e que determinam a existência da figura de gestor de contrato e procedimentos de deteção de anomalias e desvios de execução e ainda com as necessidades de controlo de execução orçamental.

Em resumo, foram drivers deste trabalho:

Resultados do projeto de avaliação da maturidade da AMA em gestão de projetos;
Requisitos do projeto de governação de dados
Ferramentas já usadas na AMA para avaliação semanal de projetos da DTD
Requisitos de declaração de conformidade para passagem a produção
Nova legislação para Gestão de Contratos.

Como ferramenta de apoio foi construído o presente manual.

Foram colaboradores deste trabalho:

DSI/EES – Lisdália Sanches, Sílvia Turíbio e Daniel Dourado
DPQ – Sérgio Fernandes, Alda Delicado, Joaquim Pinheiro
EGC – David Rodrigues, Catarina Venâncio
DTD/EUPS – Zaida Chora, André Lapa, Sérgio Belo, Joaquim Pinheiro, Mário Ribeiro
DPCD/ECF – Carina Américo

Pressupostos e Objetivos

Na customização do Tuleap, para utilização como ferramenta de gestão de projeto, foram mapeados os templates e orientações do projeto de avaliação da maturidade da AMA em gestão de projetos incluindo os atributos considerados na inicial Ficha de Projeto.

Sobre esta base foram adicionados um conjunto de novos atributos para que os indicadores de gestão de cada projeto possam ser obtidos de forma automática evitando assim o seu carregamento manual por cada gestor.

Agiliza-se o trabalho dos gestores de projeto fornecendo-lhes uma ferramenta de gestão dos seus projetos.

Podemos então considerar como objetivos operacionais deste trabalho os seguintes:

Criação de uma ferramenta simples, flexível e intuitiva de gestão de projetos;
Obtenção automática de indicadores de gestão;
Criação de um repositório único e de gestão centralizada para toda a documentação de um projeto;
Definição de processos normalizados de gestão de projetos;

Porém, a adoção desta ferramenta ou de equivalente de gestão de projetos permitirá alcançar ainda ao nível organizacional:

Conhecimento e gestão do portfólio de projetos da AMA em tempo real;
Obtenção de informação de gestão em tempo real como suporte ao planeamento da AMA;
Alinhamento estratégico dos projetos;
Aumento na eficiência de gestão de recursos financeiros e humanos.;